Muitos empresários acreditam que basta receber uma nota fiscal de frete, de aluguel ou de manutenção para considerar que aquela despesa já impacta o resultado da empresa. Mas aqui vai um ponto-chave, simples e poderoso: despesa só se consolida quando é paga.
No mundo contábil, a nota representa o compromisso, mas é o pagamento que fecha o ciclo da despesa. E esse pagamento precisa ser rastreável. Ou seja, não basta dizer que pagou: é necessário comprovar como pagou — preferencialmente via banco, transferência, boleto ou qualquer outro meio que deixe rastro.
Agora, atenção especial para um detalhe pouco falado, mas extremamente relevante: pagamentos em dinheiro vivo. Se a empresa ou pessoa física somar, em um único mês, pagamentos em espécie que ultrapassem R$ 30 mil para o mesmo CNPJ ou CPF, existe uma obrigação acessória chamada Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie (DME) — exigida pela Receita Federal. Ela não é apenas para pessoas físicas ou instituições financeiras: empresas também precisam declarar, se for o caso.
Por que isso importa?
- Porque o pagamento em dinheiro, além de mais difícil de rastrear, pode levantar questionamentos fiscais e comprometer a dedutibilidade das despesas, especialmente em empresas no Lucro Real. E mesmo em outros regimes, isso pode virar um problema em uma fiscalização.
A recomendação é clara:
- Pague sempre de forma identificável e rastreável;
- Evite uso excessivo de espécie;
- Organize a comprovação de cada pagamento com o mesmo zelo que guarda uma nota fiscal;
- Converse com sua contabilidade sobre os impactos de cada forma de pagamento.
Lembre-se: quem paga certo, registra certo. E quem registra certo, protege seu negócio.
Mara Lúcia Costa
Contadora – CRC 68863/MG
